Сводные таблицы в Excel и Google Docs, учет статистики в 1C, —  множество разобщенных и неструктурированных данных регулярно фиксируются и используются менеджерами департаментов и финансовым отделом. Это информация о проектах и сотрудниках, задействованных на них, мониторинг рабочей загруженности и финансовые отчеты. 

Добавим к этому расхождения между мнениями и подходами ведения документации и динамичность IT-сферы. Знакомая ситуация? Привести все к единому стандарту кажется практически невозможным. 

У #ProvectusTeam появилась задумка создать сервис, которому бы это было под силу. С названием определились сразу — Planner, для удобства планирования без необходимости множить сущности таблиц и документов. 

Planner изначально задумывался как мультизадачный инструмент со следующими функциями:

  • Единое хранилище информации о клиентах и проектах;
  • База данных о содержании и объеме работ на каждом проекте;
  • Трекер загруженности сотрудников с возможностью распределения на разные проекты;
  • Помощник для автоматизированной генерации финансовых и других отчетов. 

В ходе ресерча команда проекта Planner нашла готовые решения для энтерпрайзов, но ни одно из них не соответствовало целиком требованиям к сервису интеграции, каким она его видела. Решили создавать сервис самостоятельно. 

Изначально исходили из потребностей целевой аудитории, — Account и Engineering менеджеров, Solution Architects и специалистов финансового отдела. Вместо того, чтобы собирать отчеты в бесконечных документах и таблицах, они могут воспользоваться удобным инструментом для сбора и упорядочивания данных в рамках одного приложения. Также Planner должен обеспечить интеграцию всех отчетов, которыми менеджеры и финансовый отдел регулярно обмениваются. 

В конце месяца Account менеджер каждого из проектов актуализирует информацию по занятости каждого сотрудника и отправляет ее в финансовый отдел. Далее финансисты проверяют корректность заполненных данных в уже сгенерированном отчете. Если все верно, — передают его на сверку клиенту. 

Автоматизация рутинных процессов с помощью Planner позволяет экономить время всех пользователей, а также избежать фактора человеческой ошибки на любом из этапов, — всегда есть риск забыть внести данные или сделать это неверно. 

На момент релиза полноценной версии Planner обладает механизмом генерации финотчетов, позволяет вносить данные на уровне проектов, клиентов и позиций. В сентябре впервые ежемесячные финансовые отчеты были сгенерированы не в таблице, а в Planner.

В ближайших планах:

  • Интеграция со Slack и внедрение сервиса нотификаций, чтобы напоминания о внесении данных в отчеты приходили в нужное время всем участникам процесса.
  • Также на финишном этапе интеграция с HubSpot. Идея в том, чтобы не создавать дубликаты существующих сущностей, а загружать в базу данных Planner информацию о подписанных контрактах и новых клиентах с HubSpot автоматически. 

Технически Planner реализован на Angular и Redux (фронтенд), Java и Spring framework (бэкенд) и базе данных Postgres командой из семи человек.

Сервис уже используется в работе менеджерами и финансовым отделом. Благодаря обратной связи продукт все время дополняется актуальными фичами, чтобы быть максимально удобным и полезным для своих пользователей.